Il fax al giorno d’oggi: meglio tradizionale o online?
L'origine del concetto di macchina fax risale al 1800, quando la comunicazione subì una rivoluzione storica che permise di sostituire i mezzi antiquati di allora, soprattutto con l'introduzione dell'elettricità e l'invenzione del telegrafo.
Grazie ai progressi tecnologici susseguitisi nel tempo, si giunse senz'altro all'idea del fax tradizionale, che elabora il contenuto del documento come una singola immagine e trasmette le informazioni per mezzo dei segnali elettrici di un sistema telefonico.
I fax hanno rappresentato davvero una meraviglia tecnologica dell'ultimo ventennio. Molti di noi ricorderanno sicuramente quando queste macchine per ufficio abbiano iniziato a saltar fuori come funghi nei luoghi di lavoro. E probabilmente si saranno resi conto che il tutto fosse riconducibile ad un'altra rivoluzione nell'ambito delle comunicazioni. Ma se da un lato le macchine fax tradizionali possono sbandierare i loro vantaggi, in particolare nella trasmissione di materiale sensibile, dall'altro sono diventate ad oggi più insolite rispetto alle attuali alternative basate su Internet. Gran parte delle imprese sono ormai dipendenti dall'invio di fax tramite VoIP, incentrato quindi su una rete IP anziché su rete telefonica pubblica.
Il fax online il presente e futuro
Non c'è dubbio che il fax sia stato un incredibile risparmio di tempo; eppure, non può competere con i nostri standard attuali, che ci hanno abituato alla possibilità di inviare e ricevere documenti sul World Wide Web, piuttosto che tramite linee telefoniche convenzionali. La differenza è stupefacente. Anche se l'aumento della velocità non può essere drammatico come fu il passaggio dall'ufficio postale al fax tradizionale, è innegabile che i fax online siano ora l'onda del futuro e sostituiranno rapidamente i vecchi fax seduti a prender polvere sulle scrivanie del mondo.
Tuttavia, le sue limitazioni sono abbastanza note nel panorama informatico, visto che l'implementazione di “fax over IP”, dovendo accedere ad internet, produce perdite di pacchetti consistenti, latenza e incongruenze in termini di prestazioni. Questi problemi spesso osservati nel VoIP hanno scatenato l'inizio di una nuova era nel fax online, con applicazioni sviluppate da terze parti (si prenda ad esempio eFax) che permettono l'invio di fax come fossero normalissime mail. Quali sono i risultati principali?
Il fax online offre sicurezza e affidabilità nelle comunicazioni in ogni momento. I servizi possono essere implementati evitando di sprecare tempo e denaro per integrarli in una soluzione di telecomunicazione esistente. Gli utenti non sono vincolati dal luogo di accesso e possono ricorrere alle macchine general purpose già presenti in ufficio. Questo consente ad una società di non intervenire nuovamente sulla propria infrastruttura, risparmiando sui costi di manutenzione, sugli aggiornamenti e sulle licenze richieste da un sistema on-premise. Un concetto per altro al passo con i tempi, soprattutto se si pensa come le aziende, oggi, preferiscano optare sull'esecuzione di servizi installati in macchine remote (da cui deriva il cosiddetto modello “Software as a service”).
Con il cambiamento del panorama tecnologico, i fornitori di servizi innovativi offrono oggi caratteristiche che riducono i tassi di errore nelle trasmissioni di fax e ne aumentano il throughput. In un modello tradizionale, quando due messaggi vengono inviati contemporaneamente allo stesso numero, la linea risulta di solito occupata; così, la trasmissione si ripete automaticamente, traducendosi poi nella mancata consegna di un ingente numero di fax. Per questo motivo, le nuove soluzioni consentono ai fax indirizzati allo stesso numero di essere inviati automaticamente uno dopo l'altro, come fossero in una coda di attesa.
La protezione dei dati è fondamentale
Quando poi c'è in gioco lo scambio di informazioni sensibili, è fondamentale che il trattamento dei dati avvenga nel rispetto delle normative nazionali vigenti. Per mezzo dei servizi esistenti, le aziende si assicurano dai fornitori la garanzia di un Service Level Agreement (SLA). In questo modo, i dati vengano elaborati in sicurezza e con la massima privacy. Inoltre, i provider si impegnano nell'archiviazione di tutta la corrispondenza via fax in maniera conforme alle linee guida legali. Questo aiuta i clienti ad attuare una comunicazione altamente affidabile e sicura.
Infine, le aziende che utilizzano questo tipo di servizi beneficiano del controllo illimitato sulla loro comunicazione via fax attraverso una piattaforma di gestione che offre informazioni dettagliate su tutte le istanze di invio e ricezione. Potendo basarsi sulla corrente necessità di un'azienda, in contrasto con i sistemi on-premise, i servizi di fax online sono ovviamente di facile scalabilità.